运用了日新月异技术的工具，其实质是将原本分散且存在差异性的信息保存及利用工作统合起来，组织到一站式管理系统中去，从而完成管理链条的打通。由于数据有序性提升，利用效率也随之变高，使得企业在运行和经营中由此获得裨益。
1、信息采集与保存
市场差异化与业务全球化的同步发展，使得业务所需的关联信息数量高速增长。通过这一系统的持续运行，将这些海量信息如市场背景、用户特征、客户反馈、行业动向等都有条理有次序地保存下来，并为企业的进一步方向与决策提供事实支撑。
2、数据备份与利用
大量数据被安全保存在系统中，同时以统一规划、统一组织的结构和规则进行分类保存。当企业人员出于各种需求取用这些数据文件时，根据统一配置的权限即可完成判断取用，统一的存储规则则可令检索查找等行为的效率大幅提升，也避免了常规专设人员管理的弊端。
3、管理升级与完善
梳理各类机构中已经发生的数据信息泄露案例，相当一部分并非出于有意泄露，而是由于多人多次参与文件管理引致的不系统、不全面局面。非系统的管理方式极易带来漏洞，该系统则通过技术手段加强文档体系的严密性，将相关人员从复杂细致的行为规定中解放出来。
电子文档安全管理系统的意义并不仅仅在于收存文档信息这一步骤的科学高效，更重要的意义在于此后能合理利用，并建立起兼具效率、严密性和可控性的文件管理系统。该系统推广使用能助力企业平稳运营，乃至利用数据优势获取更大更快速的发展。