在数据重要性与日俱增和技术进步的共同作用下，针对企业资料安全需求的工具也应时而生。该类型工具拥有节省人力、不易出现疏忽、能轻松应对大量文档的优势，但其能够解决的情景并不仅限于此，而是为企业带来多个领域层面的提升优化。
1、提升文件的安全系数
文件安全在企业管理和运营中影响极大涉及商业秘密以及管理决策与人事安排。等等事务的信息一旦不慎泄露，容易在对内对外种种事务上陷入被动，并因此蒙受效益损失。因此往往需要交叉使用多种加密技术来构建安全环境，加强对信息的管理。
2、缩短检索耗费的时间
在较为粗放的管理系统下，大量文件资料会逐渐堆积杂乱，不便管理更不便取用。相应的工具系统则以统一的规划组织模式来规范各部门文件数据的存储，由于分类保存更加系统到位，因此在需要调用检索的时候，能够节省耗时进而提升效率。
3、降低企业的管理成本
为了确保大量积累的文件资料能够得到规范保存、有效使用，企业往往需要安排人员专门负责文件管理工作。此类繁琐的重复工作会占去工作中的大量时间，使用管理系统之后则可将大部分工作移交给软件执行，解放占用人力的同时也降低了成本消耗。
除了以上几方面之外，电子文档安全管理系统还具备防盗水印、拷贝溯源等功能。运用这些工具能够更好更有效地管理公司文件，确保其流通过程的安全可控，从而大大减少意外事件发生的几率，来确保企业的运营，尽量处于正常平稳的运行状况之下使业务效率和管理效果都将得到优化提升。