在在企业对信息文档资料进行管理的过程中，保密性一贯都是至关重要的环节。事关商业机密或未来决策的关键信息一旦被泄露出去，轻则失去先机，重则导致效益商誉等方面的连带受损。顺应该需求而生，以技术和管理双管齐下的手法，务求达成保护文件的效果。
1、统一体系，规范管理
在传统管理方式中，存在着因操作者不同使用偏好带来的不规范、不系统情况。而这些不规范之处往往又会留下漏洞，引致无意中造成的信息泄露。管理系统采用统一的体系和组织方式，建立更为规范的文件管理综合体系来保障安全。
2、全程审计，防止泄密
电子水印以及实时监控等技术的应用使得文件管理流程中的全程审计成为可能。针对文档本身，可以做到对文档源头和使用历史的追溯跟踪，确保信息传播保持在计划范围以内，防止过度扩散。针对使用者，则可记录跟踪其操作历史。一旦出现信息泄露，能够根据该系统记录的日志进行追溯定责。
3、文档加密，保护信息
对文件进行加密是经常使用并且非常有效的一种保护手法，这一套管理系统对不同保密级别的文件进行立体加密，确保文件的扩散和流通始终处于可控状态下，以此多方位保障信息安全。此外，完善的身份认证、多管理员交叉监督等机制的运用也能增强安全系数。
此外，电子文档安全管理系统还应用了防范复印底纹自动生成、准确控制权限、软硬件结合认证等技术，为信息文档的安全保管和规范使用提供强有力的保护。企业以该系统作为工具能够在资源管理中节省投入并获取更佳的使用效果。